Conditions Générales de Vente

1. Modalités d’inscription

Les inscriptions se font en ligne via notre moteur de réservation depuis votre compte client MyBDK.  Si vous êtes dans l’incapacité de réserver via internet, vous pouvez contacter notre bureau lors des heures d’ouverture, c-à-d. du lundi au vendredi de 8h à 17h.

Si vous bénéficiez d’une réduction, il faut impérativement le communiquer lors de l’inscription (en cochant l’option correspondante dans le formulaire de réservation) afin que nous adaptions le prix à payer directement dans votre e-mail de confirmation. Attention, nous n’accorderons plus aucune réduction après réception de votre paiement.

Lorsque vous inscrivez un participant à un séjour, vous recevez automatiquement un récapitulatif de votre inscription. Après traitement de notre part, vous recevrez ensuite un e-mail de confirmation avec le montant exact à payer.

2. Prix

LE PRIX DU SEJOUR COMPREND :

Le voyage aller et retour en autocar grand tourisme, le séjour en pension complète (eau à volonté pendant les repas), les draps de lit et les essuies de toilette à l’hôtel, l’eau pendant les activités et entraînements, un bracelet d’identité et un tee-shirt BDK, un encadrement de qualité et une surveillance assurée 24 heures/24 (sauf pour BDK4U et Vacances Jeunes en semi-autonomie) par nos entraineurs et/ou moniteurs, les activités prévues en fonction du thème choisi et l’utilisation du matériel sportif adéquat.

3. Réductions

BDK, en collaboration avec ses partenaires, vous offre des avantages si vous êtes membre chez l'un d’entre eux :

• AFFILIÉS PARTENAMUT WALLONIE :

40 % sur le prix d’un séjour (1x/an, hors excursions et assurances) à la réservation + 11,50 €/jour (max 10 jours/an) remboursés par la mutuelle au retour du participant sur base de l’attestation de participation.

Cette intervention n’est accordée qu’une fois par année civile dans le cadre de l’accord liant BDK à Partenamut, avec un plafond de 500 € maximum par an. La réduction est valable pour les membres affiliés Partenamut, en ordre de cotisations au moment de la réservation.

Cette réduction n’est valable que pour les participants âgés de 8 à 18 ans inclus et n’est pas cumulable avec d’autres réductions.

• SÉJOUR LONGUE DURÉE :

Si vous réservez deux séjours qui se suivent dans le même pays, soit à partir de 12 jours sur place, une réduction de 100,00 € vous est accordée par BDK sur le prix du séjour. Les réductions mutuelles et les réductions pour séjours consécutifs ne sont pas cumulables.

4. Parrainage

BDK récompense les participants qui font connaître nos séjours en Espagne à leurs amis. Pour chaque personne parrainée, le parrain recevra une réduction d’une valeur de 30,00 € à valoir directement sur le prix du séjour. Utilisez le code promo PARRAINAGE et n’oubliez pas d’indiquer le(s) nom(s) et le(s) prénom(s) du ou des filleul(s) (maximum 3), dans la case remarque du formulaire d’inscription.

Conditions pour parrainer un ami (parrain) :

• avoir déjà participé à un séjour BDK par le passé ;

• s’inscrire à un séjour BDK pour l’été 2026 à l’étranger ;

Condition pour se faire parrainer (filleul) :

• ne jamais avoir participé à un séjour BDK = être un nouveau client !

Nous vérifierons que les conditions sont remplies par le parrain et par le filleul. Si tel est le cas, le parrain bénéficiera de l’avantage et il en sera informé par email.

Aucun remboursement ne sera prévu pour ceux qui auront oublié de renseigner le code promotionnel ou qui auront déjà soldé leur stage. Il est important de bien le renseigner à l’inscription AVANT de procéder au paiement.

Une fois l’inscription du filleul effectuée, il ne lui est plus possible de se faire parrainer.

5. Assurance et Services

Vous avez la possibilité de souscrire à :

• Une assurance Europ Assistance à 30,00 €

• Un service annulation à 40,00 €

• Un service annulation & échec scolaire à 80,00 €

Précisions sur l’assurance et les services :

ASSISTANCE

Les conditions générales de l’assurance assistance sont téléchargeables sur notre site internet dans le FAQ « étranger », sous la rubrique « assurances ».

ANNULATION  

Ce service ne vous permet pas d’annuler le séjour pour des raisons quelconques. Le service annulation n’est valable que pour motif d’hospitalisation du participant sur base d’une attestation de l’hôpital.

Attention, un simple certificat médical ne suffit pas. Vous trouverez ci-dessous les motifs d’exclusion qui sont d’application tant vis-à-vis de l’assuré que vis-à-vis des personnes dont l’état médical est à l’origine de la demande d’intervention.

Sont toujours exclus les dommages, maladies, états de santé, accidents ou décès résultant :

• de maladies préexistantes à un stade très avancé ou terminal de personnes qui ne sont pas assurées par le contrat au moment de la réservation du voyage;

• d’un état d’intoxication d’alcool (supérieur à 0,5 g/l) ou sous influence de stupéfiants, de calmants ou de médicaments non prescrits par un médecin agréé;

• d’un accident occasionné par le fait que le conducteur se trouvait en état d’intoxication d’alcool ou sous influence
  de drogue ou de stupéfiants et où la personne qui est à l’origine de la demande d’intervention de l’assureur était passager ou convoyeur;

• des états dépressifs et les maladies mentales ou nerveuses sauf s’il s’agit d’une première manifestation;

• des interruptions volontaires de grossesse;

• d’un tremblement de terre, d’une éruption volcanique, d’un raz-de-marée, d’une inondation ou d’une autre catastrophe naturelle;

• des actes de terrorisme, de guerres, des révoltes, des insurrections, des grèves ;

• des incidents ou accidents survenus au cours d’épreuves motorisées (courses, rallyes, compétitions, raids…) lorsque le participant y est présent en qualité de concurrent ou d’assistant du concurrent;

• des effets thermiques, mécaniques, radioactifs et autres résultant de toute modification dans les parties d’atomes ou radiations de radio-isotopes ;

• de l’insolvabilité;

• des retards causés par les embarras de la circulation récurrents et prévisibles;

• de toute raison donnant lieu à l’annulation, transformation ou compensation et qui était connue au moment de la réservation du voyage ou de la souscription du contrat d’assurance;

• d’événements survenus en dehors des dates de validité du contrat.

ÉCHEC SCOLAIRE :

Le service échec scolaire n’est valable que pour les étudiants qui sont dans l’enseignement secondaire. Il est d’application pour les participants qui doublent leur année scolaire ou qui ont une deuxième session. Dans les deux cas, une copie de l’attestation scolaire devra nous parvenir par email [email protected] au plus tard 3 jours avant le départ. Sans cette dernière, le remboursement n’aura pas lieu. Le montant du séjour, avec une franchise de 95,00 € pour les frais de dossier, sera remboursé par virement bancaire.

6. Modalités de payement

L’acompte de 200,00 € ainsi que le montant de l’assurance ou des services éventuels sont à payer par virement bancaire, dans les 5 jours ouvrables qui suivent l’inscription en ligne et/ou la réception du mail de confirmation. Le solde est quant à lui à payer au plus tard 4 semaines avant le départ. Si la réservation a lieu moins d’un mois avant la date de départ, la totalité du montant doit être payée par virement bancaire dans les 5 jours ouvrables.

Pour les éventuelles inscriptions de dernière minute, le payement est exigible à la réservation et au plus tard avant le jour précédant le départ, preuve de paiement à l’appui.

Un système de rappel de paiement automatique est mis en place. Afin d’éviter tout désagrément, nous vous demandons de bien vouloir respecter ces délais. Si vous souhaitez un plan de paiements, merci de nous en informer à l’inscription.

En cas de non-paiement dans les délais imposés, nous serons contraints de transférer votre dossier à notre société de recouvrement partenaire VENTURIS.

7. Politique d’annulation

Une fois votre inscription réalisée (en ligne ou par téléphone), il ne vous est plus loisible de vous désinscrire sans engendrer de frais. Ne faites donc pas cette démarche à la légère ! Des frais de dossier d’un montant de 200,00 €  à 100% (suivant la date d’annulation) ainsi que la somme de l’assurance ou des services vous seront automatiquement facturés.

DÉLAI DE RETRACTATION

La législation européenne sur les ventes à distance ne prévoit pas de délai de rétractation de 14 jours calendrier, pour les contrats conclus par internet, téléphone ou fax, lorsque le consommateur/client commande/réserve des services de loisirs, de transport, de restauration ou d’hébergement.  En d’autres termes, quel que soit le délai ou la date d’annulation d’un stage et/ou d’un séjour, des frais de dossier vous seront automatiquement facturés.

ANNULATION DE VOTRE PART

Toute demande d’annulation devra se faire par e-mail à l’adresse suivante [email protected]. Attention, elle ne sera prise en compte et accordée qu’une fois que vous aurez réceptionné l’accusé de réception de notre part. Vous devez dès lors vous assurez de la bonne réception de votre demande.

• Annulation à plus de 30 jours avant le départ : 200,00 € de frais de dossier ;

• Annulation de 30 à 10 jours avant le départ 50 % du prix du séjour (→ avec un min. de 200,00 € + assurances éventuelles) ;

• Annulation à moins de 10 jours avant le départ : 100 % du prix du séjour.

ANNULATION DE NOTRE PART

BDK se réserve le droit d’annuler un stage si le nombre de participants n’est pas suffisant pour le bon déroulement des activités. Nous vous préviendrons par email au plus tard 30 jours avant la date du départ. Dans ces conditions, les montants déjà perçus seront remboursés par virement au compte bancaire donneur d’ordre.

8. Clause pénale et intérêts de retard

En cas de non-paiement à la date convenue, le vacancier (ou son tuteur légal) s'engage à régler, de plein droit et sans mise en demeure préalable, à titre de clause pénale, une indemnité forfaitaire fixée comme suite : 20,00 € si le solde dû est inférieur ou égal à 150,00 €; 30,00 € majorés de 10% du montant dû sur la tranche comprise entre 150,01 € et 500,00 €, si le solde dû se situe entre 150,01 € et 500,00 €; 65,00 € majorés de 5% du montant dû sur la tranche supérieure à 500,00 €, avec un maximum de 2.000,00€, si le solde dû est supérieur à 500,00 €. Cette indemnité ne fait pas obstacle à la possibilité pour l'agent de voyage de demander réparation du préjudice effectif subi.

Tout retard de paiement entraîne, de plein droit et sans mise en demeure préalable, l’application d'intérêts de retard calculés sur la base du taux directeur majoré de 8 points de pourcentage (12,25%), conformément à la loi du 2 août 2002 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, à compter du jour suivant la date d’échéance jusqu’au règlement complet des sommes dues.

Les paiements devront être effectués par virement bancaire. Le non-respect des délais de paiement pourra entraîner la suspension de la prestation, ainsi que l'application de la clause pénale et des intérêts de retard mentionnés ci-dessus.

9. Encadrement

BDK propose des stages sportifs, ludiques et des séjours de vacances à destination de tous les âges, en Europe durant les vacances scolaires.

ENCADREMENT STAGES 8-18 ANS

La surveillance est assurée jour et nuit, 24 heures sur 24 par notre équipe de moniteurs et/ou entraineurs qualifiés. Il en va de même pour les activités sportives et extra sportives telles que shopping, plage, piscine, etc. Les participants sont toujours accompagnés d’un adulte responsable.

ENCADREMENT SEMI-AUTONOMIE

Le produit « Vacances Jeunes », proposé à destination des jeunes de 16 à 18 ans, est d’avantage un séjour « libre » qu’un stage. Nous proposons ici une formule de vacances en - presque - totale autonomie. Les moniteurs BDK sont présents uniquement pour proposer des activités et s’assurer du respect des horaires et des règles de vie en communauté (infrastructures, transport, etc.). Les jeunes sont libres d'organiser leurs journées comme bon leur semble et ce en toute liberté. Une seule obligation : retrouver le moniteur à chaque point de rendez-vous (4x/jour : déjeuner, diner, souper et couvre-feu).

ENCADREMENT SÉJOURS 18 ANS ET +

Aucun encadrement par des moniteurs BDK n’est prévu durant les séjours 18 ans et plus. Si un mineur souhaite partir dans un séjour BDK4U, cela peut être envisagé mais UNIQUEMENT avec l’accord de l’organisateur de voyage mais aussi avec une autorisation parentale et décharge de responsabilité signée par le parent ou tuteur légal du mineur.

Les coordinateurs responsables de BDK seront présents durant tous les séjours afin de veiller à la coordination des équipes d’encadrement et au bon déroulement des stages et séjours.  

10. Argent de poche

Pour une raison de sécurité, sur simple demande des parents, nous récoltons l’argent de poche des participants mineurs le jour d’arrivée et nous le plaçons dans un coffre.

Chaque jour, après le diner, nous assurons une permanence pendant laquelle chaque participant peut venir récupérer l’argent journalier dont il a besoin. Ceci afin d’éviter toute perte ou vol pendant la durée du séjour. BDK Stages & Séjours SA décline toute responsabilité si un jeune ne nous confie pas son argent et que ce dernier se le fait voler.

En aucun cas, les moniteurs ne sont pas autorisés à accepter une remise d’argent en liquide pour quelque motif que ce soit (argent de poche ou autre).

11. Documents OBLIGATOIRES

Ces documents doivent OBLIGATOIREMENT être à disposition lors des trajets en autocar à l’aller et au retour (attention, surtout pas dans la valise !) :

• carte d’identité ou passeport (en ordre de validité)

• carte européenne d’assurance maladie, délivrée par votre mutuelle (en ordre de validité)

• autorisation parentale et décharge de responsabilité dûment complétée et signée (pour les mineurs)

En aucun cas, ces documents ne pourront être remis aux membres du personnel BDK (moniteurs, chauffeurs, etc.). Nous ne pourrons être tenus responsables en cas de perte ou de vol des documents.

12. Prise en charge

Le choix du lieu de prise en charge se fait lors de votre réservation en ligne, grâce à un menu déroulant prédéfini. Toute modification du lieu de départ et/ou du retour devra se faire par écrit, avec accusé de réception de notre part, à l’adresse [email protected].

BDK Stages & Séjours SA se réserve le droit de modifier un lieu de prise en charge au plus tard 10 jours avant la date de départ. Vous en serez averti et une alternative vous sera aussitôt suggérée.

Nous vous demandons d’être présent au lieu de rendez-vous minimum 15 minutes avant l’heure de départ.

Afin d’apaiser vos inquiétudes quant au bon déroulement du voyage en autocar, vous pouvez vous rendre sur nos réseaux sociaux pour vous tenir informés de l’avancement du trajet. Vous y retrouverez aussi régulièrement des photos souvenirs de vos enfants en activité.

13. Trajets en autocar

Le voyage est effectué en autocar Grand Tourisme afin de privilégier l’aspect confort et la sécurité matérielle. Deux conducteurs expérimentés assurent le transfert selon la réglementation en vigueur (temps de conduite, arrêts, repos, etc.). Les moniteurs, entraineurs et/ou coordinateurs présents à bord assureront l’encadrement des participants.

Les voyages s’effectuent de nuit. Des arrêts sont prévus pour les changements de chauffeurs conformément aux réglementations en vigueurs. Lorsque le départ a lieu en après-midi et/ou soirée, le souper et le petit déjeuner se prennent en cours de route. Ces temps de pause seront réduits, c’est pourquoi nous vous suggérons plutôt d’embarquer avec votre casse-croute. Pour le retour en Belgique, nous invitons tous les participants à faire quelques courses la veille du départ. En ce sens, n’oubliez pas de prévoir un peu d’argent de poche pour acheter rapidement de quoi manger et boire durant le trajet.

Pour le trajet en autocar, nous vous recommandons une tenue confortable, un oreiller et un encas (les boissons alcoolisées sont évidemment interdites à bord).

14. Répartition des chambres

La répartition des chambres se fait, dans la mesure du possible, par groupe de quatre participants du même âge ayant choisi la même activité. Dans le cadre de stages encadrés, les filles et les garçons seront bien évidemment logés dans des chambres séparées. Il existe la possibilité de mixité pour les séjours Vacances Jeunes en semi-autonomie et les séjours +18 ans BDK4U proposés à Lloret de Mar, avec l’accord écrit des parents de chaque participant.

Si vous souhaitez que votre enfant partage la même chambre qu’un de ses amis, il faut impérativement qu’ils aient la même tranche d’âge et qu’ils soient dans le même séjour. Vous pouvez bien sûr l’indiquer lors de l’inscription. Toutefois, la répartition des chambres se fera sur place le jour de l’arrivée.

15. Règles de vie

Le règlement d’ordre intérieur des stagiaires et des vacanciers est disponible sous la rubrique « ROI Étranger » dans le pied de page du site internet www.bdkstages.be

BDK Stages & Séjours SA se réserve le droit d’exclure – à tout moment - un participant si son comportement porte préjudice ou se trouve en conflit avec les intérêts, le confort ou le bien-être de l’ensemble du groupe.

Dans ce cas, le participant sera renvoyé chez lui. S’il est mineur, uniquement après que le responsable ait pris contact avec ses parents/tuteurs légaux. Le retour en Belgique se fera entièrement à la charge du participant d’un point de vue financier et organisationnel. Par ailleurs, le cas échant, aucun remboursement ne pourra être envisagé.

Il en va de même si le participant emporte avec lui des stupéfiants, de l’alcool ou toute autre substance illicite. Aucun remboursement n’est prévu si l’accès à l’autocar lui est refusé. En cas de litige, seuls les tribunaux d’Arlon sont compétents.

16. Perte, vol et dégradation

BDK Stages & Séjours SA décline toute responsabilité en cas de perte, de vol ou de détérioration d’objets quels qu’ils soient.  Nous vous conseillons vivement de contracter une assurance familiale dans le cas où un incident de la sorte se produirait.

Nous vous demandons également de ne laisser aucun objet de valeur (bijoux, vêtements de marque, etc.) à vos enfants. S’ils désiraient tout de même voyager avec un appareil photo, un GSM ou un autre appareil électronique de ce type, il est évident que cela restera sous votre entière responsabilité.

Dans le cas où le participant serait tenu responsable d’une quelconque dégradation, nous nous réservons le droit de vous facturer les frais avec une explication et/ou des photos à l’appui. En aucun cas, BDK Stages & Séjours SA ne pourra être tenu pour responsable en cas de perte, vol ou dégradation.

17. Frais de traitement et/ou hospitalisation

En inscrivant votre enfant à un séjour à l’étranger, vous vous engagez à rembourser le montant des frais de traitement ou d’hospitalisation qui découleraient des soins d’urgence à prodiguer sur place. Si votre enfant se retrouve dans cette situation durant son voyage, une facture vous sera envoyée par email, dans les deux mois suivant le retour en Belgique, avec le montant à payer (souche à l’appui).

En vue d’éviter tout paiement lié à des consultations, nous exigeons que chaque participant voyage avec une carte européenne d’assurance maladie (en ordre de validité).

18. Droit à l’image

Dans le cadre des stages et vacances à l’étranger, les participants sont régulièrement photographiés et/ou filmés. Ces photos et ces vidéos peuvent être utilisées dans nos outils de communication, à savoir : site internet, page Facebook, publicité, etc. En vous inscrivant à l’un de nos stages et séjours, vous marqué automatiquement votre accord. En cas de refus de cette clause, l’adulte responsable devra marque son désaccord par e-mail à [email protected] avec accusé de réception, avant le départ.

19. Assurance insolvabilité financière

BDK Stages & Séjours SA est assuré conformément à l’article 36 de la loi du 16.02.1994 régissant le contrat d’organisation de voyages et le contrat d’intermédiaire de voyages, ainsi qu’à l’Arrêté Royal du 25.04.1997 afin de respecter les engagements envers le voyageur en cas d’insolvabilité financière.

20. Attestation mutuelle

Vous souhaitez une intervention de la part de votre mutuelle ? Au retour de votre enfant, il suffit de nous envoyer le document type pré complété des informations de votre enfant à l’adresse mail [email protected]. Il vous sera retourné signé par email. Vous pouvez également l’envoyer par courrier à notre bureau avec une enveloppe timbrée. N’oubliez pas de mentionner le nom et le prénom du participant ainsi que la période pour laquelle vous souhaitez une intervention.

21. Attestation fiscale

Vous souhaitez déduire les frais de garde sur votre déclaration d’impôt ? Vous avez droit à une réduction d’impôt pour vos dépenses. Vous pouvez faire valoir maximum 16,90 € par jour de garde et par enfant de moins de 14 ans (ou de moins de 21 ans en cas de handicap lourd). La réduction d’impôt s’élève à 45 % de ces dépenses. Sur simple demande, BDK peut vous délivrer l’attestation fiscale d’un séjour à partir du 1er janvier de l’année qui suit les stages.

22. Contact

Toute au long de l’année, vous pouvez contacter notre bureau au +32 63 43 30 49 du lundi au vendredi de 8h à 17h. Nous répondrons avec plaisir à toutes vos questions. Vous pouvez également nous envoyer un mail à l’adresse  [email protected]. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais.

Si vous souhaitez entrer en contact avec nos coordinateurs sur place, vous pouvez joindre le numéro « direct » indiqué dans votre courrier de départ. Il se peut que vous n’obteniez pas de réponse immédiate, n’hésitez pas à laisser un message local avec vos coordonnées et votre numéro de contact afin que notre coordinateur vous rappelle dès que possible.

L’inscription en ligne (ou par téléphone) à l’un de nos stages et séjours à l’étranger implique automatiquement l’acceptation de nos Conditions Générales de Vente.